【コラム】業務棚卸、何から見る？──“困っている人”から始める30分の進め方

執筆：BizCo（ビズコ）｜株式会社オフィスシステムプロダクト｜サイボウズ kintone 認定パートナー

「業務改善したいのはわかる。でも、何から手をつければいいの？」

やる気はある。現場も忙しい。だからこそ、いきなり全社の業務を洗い出そうとすると、 途中で息切れしてしまう──そんな経験、ありませんか。

もっと小さな始め方があります。いちばん困っている人の、いちばんしんどい業務だけを、30 分で見てみる。 それだけで、次にやるべきことが見えてくることが多いです。

なぜ「全社の棚卸し」はうまくいきにくいのか

業務棚卸と聞くと、「全員の仕事をリストアップしよう」と考えがちです。 全体像が見えないと不安ですから、無理もありません。

ただ、少人数の会社ほど、このやり方は重くなりやすいです。 ヒアリングだけで数週間かかる。課題が多すぎて優先順位がつかない。 気づけば「いつかやろう」のまま、現場はまた日常に戻ってしまう。

うまくいくときの共通点は、一番困っている人・部署から始めていることです。 小さく始めて、うまくいったやり方を横に広げる。この順番のほうが、定着しやすいです。

30 分でやってみる：困っている人から始める手順

対象は 1 人、または 1 チームで十分です。 「いま一番しんどい業務」に絞って、タイマーを 30 分にセットしてみてください。

1. 困りごとを 1 つ書き出す（5 分） — 「何が、いつ、どれくらいの時間を取っているか」をメモします。 たとえば「月末の請求書まとめに半日かかる」「顧客への返信内容を毎回探している」など。
2. 作業の流れを 5 段階以内で書く（10 分） — 受け取り → 確認 → 入力 → 承認 → 共有、のように大まかで構いません。 細かすぎると、あっという間に時間がなくなります。
3. 「人以外に頼れない」箇所に印をつける（5 分） — 特定の人にしかわからない情報、口頭だけの伝達、個人 PC のフォルダにしかないデータ。 ここが属人化のサインです。
4. 「同じ情報を 2 回入れている」箇所を探す（5 分） — Excel から別の Excel へコピー、紙の伝票をシステムに再入力、など。 重複入力は、改善の効果がわかりやすいポイントです。
5. 次の 1 アクションを決める（5 分） — 「まず何を変えるか」を 1 つだけ決めます。 たとえば「顧客対応記録を kintone に集約する」「月末集計用の Excel を 1 つにまとめる」など。

30 分のゴールは、完璧な業務マップではありません。「次にやる 1 つ」を決めることです。

こんなサインが出ていたら、棚卸しのチャンス

「あの人に聞いて」と言われる

担当者が休むと業務が止まる。引き継ぎに時間がかかる。 情報や手順が個人に閉じているサインです。

同じデータが、あちこちに散らばっている

顧客名簿が Excel、案件管理が別の Excel、見積は紙── 更新漏れや二重管理の温床になります。

「仕事のための仕事」が多い

集計のための転記、報告のための資料作り、承認のための回覧。 本来やりたい仕事以外に時間を取られているなら、改善の余地は大きいです。

見つけた課題を、そのままにしないために

30 分で見えた課題も、メモしただけで終わると元に戻ります。 次の 3 点だけ、残しておくと続きやすいです。

• 誰が困っていたか（担当・部署）
• 何が課題だったか（属人化・重複入力など）
• 次にやる 1 アクション（担当・期限）

置き場所は、kintone のような業務アプリが向いています。 検索でき、チームで共有でき、進捗も追えるからです。 最初は紙や共有ドライブでも構いません。大事なのは、正本を 1 か所に決めることです。

まとめ

業務改善は、大きな計画から始める必要はありません。 困っている人の隣に座って、30 分だけ一緒に見てみる。 その一歩が、いちばん現実的なスタートです。

次の一歩

課題が見えてきたら、DX推進支援やkintone 業務改善で、具体的な設計も一緒に進められます。 関連記事の少人数でも回る DXもあわせてどうぞ。

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