【コラム】Copilot と ChatGPT、会社ではどう使い分ける？
「うちの社員が ChatGPT を使い始めたみたいなんです。 一方で、Microsoft 365 の Copilot も気になっている。 結局、会社としてはどっちを使えばいいんでしょう？」
便利そうなのはわかる。でも、部署ごとにバラバラに使い始めると、 あとから「顧客情報を入れていいのか」「どれが正式なやり方か」がわからなくなりがちです。
この記事では、機能の優劣を競うというより、会社としてどう使い分けるかを整理してみます。
ざっくり言うと、何が違うのか
いちばんわかりやすい違いは、「どこで使うか」です。
Copilot は、Word や Excel、Outlook、Teams など、 すでに使っている Microsoft 365 の中で動く AI です。 一方の ChatGPT は、ブラウザや専用アプリから使う、汎用の生成 AI です。
だから、「社内の文書やメールをいじりたい」なら Copilot が寄りやすく、 「調べものやアイデア出し」なら ChatGPT が使いやすい、という感覚でまず捉えて大丈夫です。
| 観点 | Microsoft 365 Copilot | ChatGPT など外部 AI |
|---|---|---|
| 使う場所 | Word・Excel・Outlook・Teams 内 | ブラウザや専用アプリ |
| データの範囲 | Microsoft 365 上のファイル・メール等（契約に依存） | ユーザーが入力した内容が対象 |
| 向いている用途 | 社内文書の要約、メール下書き、表の整理 | 調査のたたき台、アイデア出し、汎用の文章生成 |
| 注意点 | 追加ライセンスが必要な場合がある | 入力データの取り扱いに注意（社外サービス） |
会社では、こう使い分けると安心です
Copilot が向いていること
すでに Microsoft 365 で仕事をしているなら、日常業務の時短はこちらが自然です。
- 議事録や報告書のたたき台を Word で作る
- Excel の表を要約する
- メールの返信案を Outlook 上で作る
- Teams の会議内容を整理する
ChatGPT が向いていること
社外の情報を調べたり、まだ形になっていないアイデアを広げたりする用途です。
- 業界動向や一般的なノウハウの調査
- 個人情報を含まない文章の下書き
- 社内マニュアルの構成案づくり
- プロンプトの試行錯誤
ただし、ここが大事です。顧客名・電話番号・契約内容などの機密情報は、原則として入力しない。「つい入れてしまった」が、いちばん危ないパターンです。
ツールが違っても、先に決めておきたいこと
Copilot か ChatGPT か、より先に決めておきたいのは、データをどこまで AI に渡すかです。 関連コラムAI時代の社内リソース管理でも触れた話ですが、AI 活用では特に効いてきます。
- 入力してよいデータの範囲 — 個人情報・顧客情報は原則 NG
- AI の出力をそのまま使わない — 必ず人が確認する
- 正本の保存場所 — 確定版は kintone や共有ドライブに置く
- うまくいったプロンプトの共有 — 個人のブラウザに閉じない
現場がバラバラになるのを防ぐには
「営業は ChatGPT、管理部は Copilot、現場は使っていない」 という状態が続くと、ノウハウが共有されず、リスクも見えにくくなります。
難しく考えなくて大丈夫です。次のような使い分け一覧を 1 枚にまとめてみてください。
- 用途（メール下書き、調査、議事録など）
- 推奨ツール（Copilot / ChatGPT / 使わない）
- 入力してよいデータの範囲
- 出力の保存場所
kintone に置けば、検索・更新・通知もしやすく、 新しく入った方への共有にも向いています。
kintone と組み合わせると、何が変わるか
AI は「その場しのぎの時短」で終わらせず、業務データの正本がある場所とセットで考えると、効果が続きやすいです。
- 顧客対応記録を kintone に蓄積 → AI で要約・下書き作成
- 名刺や申込データを kintone に登録 → 転記作業を削減
- プロンプトやルールを kintone で共有 → 属人化を防ぐ
7 月 24 日（金）の業務データの蓄積 × AI活用セミナーでは、kintone × AI で名刺管理を自動化する実例も紹介しています。
まとめ
「どっちが正解か」より、「うちの会社では、何をどこで使うか」を決めることが大切です。 ツールを増やす前に、データの線引きと、現場で共有できるルールから始めてみてください。
この記事の要点（Copilot と ChatGPT） — Copilot は Microsoft 365 内の業務向け、ChatGPT は汎用・調査向け。 顧客情報・個人情報は原則どちらにも入力しない。 出力は人が確認し、正本の保存場所と使い分け一覧を決める。 業務データの正本（kintone 等）とセットで活用する。
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よくあるご質問
Copilot と ChatGPT は、どちらか一方だけで十分ですか？
会社の状況によります。Microsoft 365 を既に使っているなら Copilot で社内データを扱いやすく、汎用的な調査や文章のたたき台には ChatGPT も有用です。ただし、両方を個人判断で使うとルールがバラバラになりやすいので、使い分けの方針を決めることが大切です。
顧客情報を Copilot や ChatGPT に入力しても大丈夫ですか？
原則として、顧客情報や個人情報は入力しない方が安全です。Copilot は Microsoft 365 の契約範囲内でデータが扱われますが、社外共有の AI サービスへの入力は情報漏洩リスクがあります。会社として「入力してよいデータの範囲」を文書化しておきましょう。
Copilot は Microsoft 365 に含まれていますか？
Microsoft 365 Copilot は、通常の Microsoft 365 ライセンスとは別の追加ライセンスが必要です。Word や Excel 内で AI を使う Copilot と、ブラウザで使う ChatGPT などは料金体系も異なるため、導入前に契約内容を確認してください。
社内で AI の使い方がバラバラになるのを防ぐには？
用途ごとの使い分け表を作り、うまくいったプロンプトや出力の保存場所を決めます。kintone にルールと事例を置いておくと、属人化を防ぎやすくなります。
kintone と AI を組み合わせるメリットは何ですか？
業務データの正本を kintone に置いたうえで AI を活用すると、入力の手間削減や情報整理がしやすくなります。BizCo では名刺管理などの実例をセミナーでも紹介しています。